قائمة التقني للتحقق من التواصل

في هذا العصر الرقمي، تعد مهارات التواصل من المتطلبات الأساسية للتقنيين من أجل مشاركة أعمالهم المهمة مع الزملاء والعملاء.

في الوقت الذي لا يلزمك فيه أن تكون خطيبًا مفوهًا أو متحدثًا جماهيريًا أو مؤلفًا، عليك امتلاك مجموعة مهمة من الأدوات بداية من التعامل وجهًا لوجه والعرض التقديمي والتوثيق وحتى التواصل الظاهري كي تتمكن من نقل أفكارك بوضوح داخل مكان العمل.

أيا كان دورك أو مؤسستك أو قطاعك، هناك أساسيات يلزمك إتقانها. وأنت تتقدم في حياتك المهنية، ستتطور معك جميع جوانب مهارات التواصل.

• مهارات التحدث
• مهارات العرض التقديمي
• مهارات التوثيق أو مهارات الكتابة
• المهارات الرقمية/المهارات الظاهرية

التعامل وجهًا لوجه

ارجع بذاكرتك إلى آخر محادثة تمت مع زميل لك أو مع رئيسك أو مع شخص ما داخل شركتك.

• هل كانت ناجحة تمامًا؟
• هل استطعت التعبير عن المعلومات التي احتاج إليها ذلك الشخص؟
• هل فهمت طلبه أو أسئلته فهمًا تامًا؟

نجاح التواصل وجهًا لوجه يتوقف على بعض الأساسيات. دعونا نبدأ مع لغة الجسد. كيف تتمالك أعصابك والإيماءات التي تصدر منك والتواصل بالعينين ونبرة صوتك، كل ذلك إشارات تواصل تساعد في الفهم أو تعيقه. عندما تتفاعل مع شخص وجهًا لوجه، حافظ على التواصل بالعينين وقف بطريقة هادئة تجعلك تظهر بمظهر أكثر ودية. وذلك يشجع الآخرين على التحدث معك.

وفي أثناء تواصلك، ينبغي لك مراعاة لغة جسد الشخص الذي تتحدث إليه. هل هو متفاعل؟ هل يشعر بالراحة؟ هل فهم؟

هل تعلم أن من 65 إلى 75% من التواصل هو غير لفظي؟ تساعد الإشارات غير اللفظية في تسهيل أمور التواصل قبل أن تتحول إلى مشكلات.

مهارات العرض التقديمي: تصميم رسالتك

عند مرحلة معينة في حياتك المهنية، ستتعرض حتمًا إلى موقف يطلب منك فيه عرض خطة أو عرض مشروع.

من الجيد أن تبدأ بتساؤل حول الرسالة التي تريد نقلها. لذا كن واضحًا فيما تريد قوله وحاول قوله بأكبر قدر من الإيجاز.

عندما تقدم العرض، سواء كان جمهورك من التقنيين أم لا، يكون من الجيد أيضًا الموازنة بين التفصيل والوضوح. حاول إدراك المعرفة الفعلية لمن تخاطب من الناس. ضع نفسك مكانهم. إذا كان من المحتمل ألا يفهموا المصطلحات التقنية، فحاول التقليل منها إلى أقل حد ممكن وكذلك إذا ذكرتها، فتأكد من أن الجميع قد فهمها.

واستعد أيضًا لشرح "لماذا" وكذلك شرح "ماذا". اعلم أنه إذا كان لديك شغف بالتكنولوجيا، فجمهورك قد يواجه صعوبات في المتابعة أو قد لا يكون مهتمًا بآليات حلك. تأكد من أنك قد شرحت بوضوح أبعاد المشكلة التي تحاول حلها.

وأخيرًا، انتبه إلى نبرة صوتك.  ما مدى التعامل الرسمي في المكان؟ إلى أي مدى يمكنك استخدام الفكاهة أو البلاغة كأدوات لإشراك جمهورك؟ في حالة الشك، تجنب اللغة التي قد تؤدي إلى سوء فهم وتتسبب في إساءة.

التوثيق

يصح تطبيق القواعد نفسها عند توثيق مشروع أو إنشاء مواصفات. ضع نصب عينيك طبيعة جمهورك وما هم بحاجة إلى معرفته. استرشد بضرورة الوضوح التام، بمعنى الحفاظ على البساطة والإيجاز.

ابدأ بعمل مخطط بسيط لهدفك.

ولكسب اهتمام أصحاب المصلحة، تحتاج إلى إطراء ذلك بشيء من التفصيل، ولكن مرة أخرى، اجعل فكرتك الكبيرة هي القائد والموجه. ينبغي أن يتبع كل قسم وكل فقرة ترتيبًا منطقيًا يؤيد فكرتك الكبيرة ويؤكد عليها. لا تخف من استخدام رؤوس الصفحات أو المساطر الأفقية لإنشاء أقسام أو الطباعة أو الرموز النقطية لإضفاء الوضوح البصري.

الحضور الظاهري

البريد الإلكتروني والأدوات الظاهرية الأخرى هي الدعامات الأساسية لمؤسسات الأعمال العصرية. نحن منخرطون في عصر المعلومات ومع "إنترنت الأشياء"، تعمل جميع القطاعات ظاهريًا بقدرة أو بأخرى. وهذا يعني أن التواصل الفعال عندما لا يكون أمامك شخص هو مهارة أساسية أخرى عليك إتقانها.

البريد الإلكتروني: يشكو معظم الناس من حركة مرور البريد الإلكتروني – إننا جميعًا نتلقى عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني – لذا حاول فهم المضمون بأكبر قدر ممكن من السرعة والواقعية والاتساق والفطنة.

وكما هو الحال مع العروض التقديمية والوثائق، احرص دومًا على الوضوح والإيجاز. وربما تجد الاختصارات مفيدة عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني.

• الخلفية
• السبب
• المعلومات
• الانتهاء
• المتابعة

مؤتمر عبر الفيديو: عندما تتواصل عبر مؤتمرات الفيديو، مثل WebEx أو TelePresence، وهي بسيطة كما تبدو، احرص على بقائك حاضرًا خلال المحادثة واستمع إلى كل شخص يتكلم. تأكد من أن الخلفية التي تجري منها الاجتماع مهنية وبلا أي مشوشات. من المهم أيضًا أن تجد مكانًا هادئًا

مهارات الاستماع: الاستماع أحد أهم مهارات التواصل الأساسية. لا أحد يحب التواصل مع شخص لا يبدو مهتمًا، أو لا يهتم سوى بسماع صوته أو أفكاره.

الاستماع النشط يعني إبداء الاهتمام العميق إلى ما يقوله الشخص الآخر وطرح أسئلة توضيحية وإن لزم الأمر فإعادة صياغة ما يقوله الشخص للتأكد من الفهم: "إذًا، ما قلته لي هو .."

من خلال الاستماع النشط والتعليق، يمكنك زيادة فهمك لما يقوله الشخص الآخر ويمكنك الاستجابة على نحو أكثر فاعلية.

الثقة والتواصل

قبل كل ما سبق، تحلّ بالثقة عند التواصل.

هدفك هو نقل المعلومات بفاعلية. فإنك لن تقنع أحدًا بما لم تقنع به نفسك. إن تجنب التواصل بالعينين ولغة الجسد الدفاعية والإفراط في الانتقاص من الذات من الأمور التي تعطي إحساسًا بأنك تفتقد الثقة في حججك.

وللتغلب على ذلك، عليك التحلي بالثبات والوضوح عند التحدث. قم بالتركيز على الحلول بدلاً من المشكلات وستجد أغلب الناس أكثر تقبلاً لأفكارك.

التواصل أمر بسيط ولكنه أيضًا قد يكون معقدًا جدًا. عندما تتقن كل الجوانب المتنوعة للتواصل، ستصبح محترفًا ليس في مكان العمل فقط بل وفي البيت أيضًا.