Liste incontournable en matière de communication pour les spécialistes de la technologie

À l'ère du numérique, les spécialistes de la technologie doivent absolument disposer de bonnes compétences en communication afin de mettre en avant l'importance de leur travail face à leurs collègues et aux clients.

Même si vous n'avez pas besoin d'être un orateur, un intervenant ou un auteur de classe mondiale, vous devriez disposer d'un solide jeu d'outils pour gérer les réunions en face à face, les présentations, les documentations et les communications virtuelles afin de transmettre clairement vos idées sur votre lieu de travail.

Quel que soit votre poste, votre entreprise ou votre secteur d'activité, vous devrez maîtriser quelques notions de base. À mesure que vous évoluez professionnellement, vos compétences en communication changeront aussi.

• L'aptitude à s'exprimer à l'oral
• Les compétences en présentation
• Les facultés de documentation ou de rédaction
• Les compétences numériques/virtuelles

Les entretiens en face à face

Essayez de vous remémorer la dernière conversation que vous avez eue avec un collègue, votre patron ou une personne de votre entreprise.

• Était-elle totalement satisfaisante ?
• Avez-vous pu fournir les informations dont cette personne avait besoin ?
• Avez-vous pleinement compris sa demande ou ses questions ?

Pour bien communiquer en face à face, vous devez respecter quelques notions de base. Commençons par le langage corporel. Votre façon de vous tenir, les gestes que vous faites, le contact visuel et le ton de votre voix sont tous des signaux qui peuvent favoriser ou entraver la compréhension. Lorsque vous rencontrez quelqu'un en face à face, essayez de garder un contact visuel et d'adopter une attitude détendue pour vous montrer plus abordable. Vous encouragerez ainsi les autres à vous parler.

Pendant la conversation, faites attention au langage corporel de votre interlocuteur. Est-il intéressé ? Est-il à l'aise ? A-t-il compris ?

Saviez-vous que 65 à 75 % des communications sont non verbales ? Les indices non verbaux peuvent résoudre nos soucis de communication avant qu'ils ne s'aggravent.

Compétences de présentation : adaptez votre message

Au cours de votre carrière, vous serez inévitablement amené à présenter un plan ou un projet.

Pour commencer, il est judicieux de vous poser des questions sur le message à faire passer. Définissez clairement ce que vous voulez dire et essayez de rester aussi succinct que possible.

Lors de la présentation, que votre public maîtrise les technologies ou pas, il peut aussi être intéressant de trouver un équilibre entre détails et clarté. Essayez de découvrir ce que votre public sait déjà. Mettez-vous à sa place. S'il ne connaît pas le jargon ou les termes techniques, utilisez-en le moins possible. Et si vous en mentionnez, vérifiez que tout le monde a bien compris.

Préparez-vous aussi à expliquer « pourquoi » et « quoi ». Sachez que même si la technologie vous passionne, votre public pourrait avoir du mal à suivre ou tout simplement ne pas être autant intéressé par les rouages de votre solution. Assurez-vous d'indiquer clairement le problème que vous résolvez.

Enfin, faites attention au ton que vous employez.  La présentation est-elle formelle ? Dans quelle mesure pouvez-vous utiliser l'humour ou la rhétorique pour intéresser votre public ? En cas de doute, évitez toute formulation qui pourrait conduire à des malentendus et offenser votre public.

Documentation

Les mêmes règles s'appliquent lorsque vous documentez un projet ou que vous créez un fichier de spécifications. Réfléchissez bien : qui est votre public ? Que veut-il savoir ? Restez clair, simple et succinct.

Commencez en présentant votre objectif en toute simplicité.

Pour susciter l'adhésion des parties prenantes, vous devrez quand même détailler un peu vos dires, mais encore une fois, gardez votre idée globale comme ligne directrice. Chaque section ou chaque paragraphe doit suivre une progression logique qui confirme et reconfirme votre idée principale. N'ayez pas peur d'utiliser des en-têtes, des règles horizontales pour créer des sections, la typographie ou des puces pour plus de clarté visuelle.

Présence virtuelle

Les e-mails et autres outils virtuels sont primordiaux dans les entreprises modernes. Nous sommes définitivement entrés dans l'ère de l'information et de l'Internet of Everything : tous les secteurs ont adopté l'une ou l'autre fonction. Cela implique donc que vous devez maîtriser une nouvelle compétence importante : savoir communiquer de façon efficace alors que votre interlocuteur n'est pas en face de vous.

E-mail : la plupart des gens se plaignent du trafic des e-mails (nous recevons tous trop d'e-mails), essayez donc d'exposer vos idées rapidement et de manière aussi concrète, cohérente et courtoise que possible.

Comme pour les présentations et la documentation, efforcez-vous de rester clair et concis. Lors de la rédaction d'e-mails, gardez à l'esprit l'acronyme BRIEF.

• Background (Contexte)
• Reason (Raison)
• Information
• End (Conclusion)
• Follow up (Suivi)

Vidéoconférence : lorsque vous communiquez par vidéoconférence, comme WebEx ou TelePresence, même si cela semble simple, assurez-vous de rester concentré et d'écouter chaque interlocuteur. Faites attention à l'arrière-plan qui doit paraître professionnel et supprimez les distractions. Il est également important de trouver un endroit tranquille.

Capacités d'écoute : l'écoute est une compétence de communication absolument indispensable. Personne n'aime discuter avec quelqu'un qui ne semble pas intéressé ou qui ne s'intéresse qu'à sa propre voix/opinion.

L'écoute active se définit comme suit : faire très attention à ce que l'autre personne dit, poser des questions pour clarifier les choses et, le cas échéant, reformuler les dires de votre interlocuteur pour vous assurer d'avoir bien compris : « vous m'avez donc dit que... ».

Grâce à une écoute active et aux commentaires, vous comprenez mieux ce que l'autre personne tente de vous dire et vous répondez plus efficacement.

Confiance en soi et communication

Il est essentiel d'approcher la communication en toute confiance.

Votre objectif est de véhiculer efficacement des informations. Vous ne convaincrez personne si vous n'êtes pas convaincu vous-même. Éviter le contact visuel, adopter un langage corporel défensif ou se dévaloriser de manière excessive sont autant de comportements qui donnent l'impression que vous n'avez pas confiance en votre propre argumentation.

Vous devriez plutôt parler de manière décidée et claire. Mettez l'accent sur les solutions plutôt que sur les problèmes et vous verrez que la plupart des gens seront plus réceptifs à vos idées.

La communication est simple, mais elle peut aussi être assez complexe. Lorsque vous maîtrisez toutes les facettes de la communication, vous deviendrez un spécialiste aussi bien au travail qu'à la maison.